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Durante quanto tempo devo guardar as faturas em papel ?

Quase todos já se questionaram por quanto tempo devem guardar as faturas de papel. A gaveta está cheia, ou o escritório já sem espaço para mais papelada, até porque em algumas das faturas já nem se reconhecem os valores e descrição das compras.

Sabia que existe um tempo mínimo para guardar faturas para cada tipo de bem ou serviço? Conheça todos os prazos e evite dissabores mais tarde.

ANAJ - Durante quanto tempo devo guardar as faturas em papel

Durante quanto tempo devo guardar as faturas em papel ?

O novo sistema que o Governo lançou no início de 2015 para a apresentação de despesas de IRS através da inserção automática no site pessoa de cada contribuinte tem suscitado muitas dúvidas no que diz respeito ao seu funcionamento e à necessidade ou não de guardar as faturas em papel.

Sempre que adquirir um bem ou serviço deve pedir a respetiva fatura identificada com o seu número de contribuinte. A razão? Este comprovativo de pagamento é indispensável se quiser, por exemplo, acionar uma garantia, em caso de avaria ou defeito, ou comprovar uma despesa. Mas não basta pedir este papel. É necessário guardá-lo durante algum tempo.

O período mínimo para guardar faturas varia entre seis meses e cinco anos.  Desta forma, salvaguarda a sua posição e prevê qualquer eventualidade fiscal que possa suceder no futuro.

Períodos mínimos para guardar faturas

6 meses

  • Serviços públicos essenciais – As faturas de serviços públicos essenciais, como telefone, Internet, água, luz e gás, devem ser guardadas durante seis meses. Este é o prazo que as empresas que prestam esses serviços têm para cobrar os consumos efetuados. De acordo com a Lei dos Serviços Públicos (artigo 10.º), “o direito ao recebimento do preço do serviço prestado prescreve no prazo de seis meses após a sua prestação”. Isto significa que se receber lá em casa uma fatura com fornecimentos realizados há mais de seis meses não tem de os pagar.
  • Alimentação e alojamento – Seis meses é, igualmente, o tempo mínimo para guardar faturas relativas a despesas de alimentação e alojamento. No entanto, se quiser apresentar estes gastos no IRS, o prazo é diferente, conforme explicamos mais à frente.

1 ano

  • Obras em casa – Se contratou os serviços de um canalizador, eletricista, pintor ou pedreiro deve guardar as respetivas faturas durante, pelo menos, um ano. Se detetar algum problema, esse é o prazo que tem para apresentar uma reclamação.

2 anos

  • Bens móveis – Os bens móveis – eletrodomésticos, brinquedos, mobiliário, etc. – têm uma garantia mínima de dois anos após a compra. Mas para poder ativá-la tem de apresentar o comprovativo de pagamento.

A garantia pode, contudo, ter uma duração superior a dois anos se os vendedores ou produtores assim o entenderem. Nesse caso, deve pedir um comprovativo dessa extensão. Ambos os documentos devem ser conservados enquanto a garantia estiver em vigor.

Tratando-se de bens móveis usados, o prazo de garantia de dois anos pode ser reduzido até um mínimo de um ano, por mútuo acordo, pelo que não há necessidade de guardar a fatura pelo tempo legal de dois anos. Deve conservá-la apenas enquanto o bem estiver coberto pela garantia.

  • Oficinas: mão-de-obra e peças – O prazo de garantia de dois anos aplica-se também à prestação de serviços de assistência, manutenção e reparação automóvel, bem como à venda de peças automóveis. Por isso, deve guardar as respetivas faturas até terminar a validade da garantia.
  • Advogados – Os comprovativos de pagamento de despesas exigidas por profissionais liberais, como advogados e médicos, devem, do mesmo modo, ser guardados por um período de dois anos. As dívidas a estes profissionais prescrevem ao fim de dois anos.

3 anos

  • Saúde – Três anos é o prazo para guardar faturas de despesas médicas cobradas por instituições públicas de saúde.

4 anos

  • Impostos – As faturas de despesas inseridas manualmente no e-fatura, para efeitos de IRS, têm de ser guardadas durante quatro anos. Isto porque, até ao final desse prazo, pode ocorrer uma inspeção do Fisco. No entanto, por precaução, os especialistas aconselham a conservar também as faturas que entram automaticamente na página pessoal no Portal das Finanças até, pelo menos, à liquidação da declaração de rendimentos.

Tem carro? Os comprovativos de pagamento do Imposto Único de Circulação (IUC) devem ser preservados, no mínimo, durante quatro anos. Até lá, o Fisco pode pedir-lhe para comprovar o pagamento do imposto.

5 anos

  • Bens imóveis – Se tiver um bem imóvel – uma casa, por exemplo – e contratar um serviço de empreitada, deve guardar as faturas por um período mínimo de cinco anos.
  • Rendas e condomínios – Os comprovativos de pagamento de rendas ou condomínios devem ser conservados por um prazo de cinco anos.

 

Os prazos para as empresas guardarem faturas são diferentes: documentos de suporte ao IRS devem ser guardados por 12 anos e as faturas relativas ao apuramento do IVA por 10 anos.

Para que não aconteça o que dissemos acima (desgaste da tinta da fatura e consequente inutilização), recomenda-se que fotografe ou fotocopie as faturas que guardar, pelo menos as mais importantes.

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